Version n°2.
Date : 21 novembre 2018.
FOR-SB-GEN-19.
Nous avons préparé ce document afin de vous exposer les circonstances dans lesquelles nous traitons les données personnelles de nos candidats et comment nous les protégeons. Nous pouvons modifier cette Privacy notice occasionnellement. Nous publierons sur notre site web toute modification apportée à ce document afin que vous soyez en permanence informés de quelles informations nous collectons, de la manière dont nous pouvons les utiliser et les cas dans lesquels nous pouvons divulguer ces informations à des tiers. Par conséquent, nous vous invitons à parcourir régulièrement ce document.
Conformément à la législation relative à la protection des données à caractère personnel, nous vous informons des éléments suivants :
1)Les responsables du traitement sont les entreprises suivantes du groupe SERIS Belgique :
SERIS Security sa, (y compris la division SERIS Monitoring), Telecomlaan 8 B - 1831 Diegem, BE 0404.770.607, autorisation SPF Intérieur 16.1065.10;
SERIS Technology sa, Kleine mechelsebaan 52a B - 3200 Aarschot, BE 0475.583.377, autorisation SPF Intérieur 20.1196.09;
SERIS Logistics sa, Radiatorenstraat 11 B - 1800 Vilvoorde, BE 0436.369.742;
SERIS Academy/SDB sa, Telecomlaan 8b B - 1831 Diegem, BE 0890.333.504 (SBD sa);
ci-après dénommées collégialement “SERIS”.
2)L’adresse e-mail de contact des Data Protection Officers de SERIS est la suivante : dpo@seris.be.
3)Les données personnelles que nous pouvons traiter sont listées ci-dessous :
- Données d’identification : nom, prénom, langue, titre, etc.
- Données de contact : adresse postale, numéro de téléphone fixe et/ou mobile, adresse e-mail, etc.
- Données professionnelles : les données relatives à vos anciennes fonctions auprès d’autres employeurs;
- Données relatives à vos formations : par ex. les formations que vous avez suivies, ou encore votre curriculum vitae et vos diplômes et certificats;
- Les résultats des tests relatifs à la sélection;
- Données judiciaires relatives aux condamnations et peines[1] :extrait de casier judiciaire.
4) SERIS traite vos données personnelles dans le cadre de l’enregistrement de votre candidature pour un emploi au sein d’une de ses sociétés. SERIS traitera ensuite vos données personnelles s’il s’avère que votre candidature peut correspondre à un profil de fonction recherché actuellement ou ultérieurement.
Le traitement de vos données personnelles est donc un préalable nécessaire afin de conclure un éventuel contrat de travail. Nous nous basons dans ce cadre sur votre consentement pour traiter vos données à caractère personnel.
5) Conservation de vos données personnelles et usage à d’autres fins
Seulement en cas d’évaluation positive, les données personnelles que vous nous avez communiquées dans le cadre du recrutement seront transférées au service interne compétent en matière de RH et cela conformément au principe du « need-to-know». Vos données personnelles seront alors utilisées afin d’établir un contrat de travail et votre dossier personnel. Nous vous invitons alors à prendre connaissance de notre Privacy notice spécifique concernant nos collaborateurs, car le traitement de vos données personnelles sera après entrée en service effectué à d’autres fins que celles liées au traitement de votre candidature : http://seris.be/fr/declaration-relative-la-vie-privee-pour-les-collaborateurs-seris-belgique .
En cas de décision de ne pas donner suite à votre candidature, vos données personnelles peuvent être conservées pendant une durée d’un an dans nos bases de données. Cette éventuelle conservation a pour but de pouvoir constituer une réserve de recrutement.
En dehors des cas mentionnés ci-dessus, nous ne conserverons pas vos données personnelles, excepté s’il existe un éventuel délai de prescription, ou encore pour défendre et faire valoir nos ou vos droits en cas de contentieux ou de litige.
6)Vos données personnelles seront accessibles par le service des ressources humaines et par le(s) supérieur(s) hiérarchique(s) envisagé(s) en respect du principe ‘need-to-know’, aux fins d’atteindre les objectifs mentionnés ci-dessus.
Une société du groupe SERIS peut transférer vos données personnelles à une autre société du groupe mentionnée au point 1) ci-dessus lorsque cela peut s’avérer nécessaire dans le cadre du processus de recrutement, ou avec votre consentement (par ex. quand vous souhaitez être tenu au courant de nos activités).
SERIS a confié une partie du processus de recrutement à CV Warehouse NV, Lambermontstraat, 10 - B-2000, Anvers, qui agit en tant que sous-traitant et avec qui elle a conclu un contrat de traitement de données. À cet égard, CV Warehouse NV a accès aux données personnelles susmentionnées, nous vous renvoyons vers la déclaration de confidentialité de CV Warehouse pour plus d'informations. Il en va de même pour notre centre d'assessment externe CEBIR NV, Leuvensesteenweg, 320, B-3070, Kortenberg.
SERIS ne transfèrera pas sans notification préalable vos données personnelles à un tiers dans le cadre du processus de recrutement, sauf lorsque ce transfert est exigé en raison d’obligations légales, ou de mesures judiciaires ou de police.
7)Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données[2], toute personne dispose à certaines conditions des droits suivants : 1) d’un droit d’accès et de rectification par rapport à ses données personnelles ; 2) chaque personne peut également demander l’effacement de ses données personnelles dans les cas énumérés par la loi ; 3) en cas de contestation relative au traitement des données personnelles, la personne peut demander la limitation du traitement de ses données personnelles jusqu’au moment où la contestation sera résolue ; 4) toute personne dispose d’un droit à la portabilité de ses données personnelles ; 5) à tout moment et sans justification, quiconque peut s’opposer au traitement de ses données personnelles à des fins de marketing direct ou de décision individuelle automatisée. Dans le cas où le traitement de vos données personnelles est basé sur votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment.
Toute personne désirant faire usage de ces droits est priée d’envoyer un e-mail à l’adresse suivante dpo@seris.be. Chaque personne dispose également d’un droit de recours auprès de l’Autorité belge de Protection des données via contact@apd-gba.be.
8)SERIS effectue un suivi permanent de la sécurisation des données personnelles au sein de l’entreprise. A cet effet, SERIS s’engage à prendre raisonnablement toutes les mesures techniques et organisationnelles pour éviter que des personnes non autorisées n'aient accès aux données personnelles qui lui ont été confiées, ainsi que pour éviter toute perte des données, destruction ou divulgation non autorisée. SERIS utilise des systèmes mis à jour de manière régulière, permettant le chiffrement des données si nécessaire et des pares-feux correspondant aux standards industriels. SERIS s’engage à informer le collaborateur dans les meilleurs délais de toute infraction à la présente Privacy notice.
[1]Conformément à la loi du 2 octobre 2017 réglementant la sécurité privée et particulière.
[2]Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (…), J.O.U.E., 4 mai 2016, L. 119/1.