Déclaration relative à la vie privée pour les collaborateurs de SERIS Belgique

Version n°4.

Date : 7 mars  2019.

FOR-SB-GEN-17.

 

Nous avons préparé ce document afin de vous exposer les circonstances dans lesquelles nous traitons les données personnelles de nos collaborateurs et comment nous les protégeons. Nous pouvons modifier cette Privacy notice occasionnellement. Nous publierons sur notre site web toute modification apportée à ce document afin que vous soyez en permanence informés de quelles informations nous collectons, de la manière dont nous pouvons les utiliser et les cas dans lesquels nous pouvons divulguer ces informations à des tiers. Par conséquent, nous vous invitons à parcourir régulièrement ce document. Ces informations seront communiquées aux collaborateurs à l’entrée en service.

 

Conformément à la législation relative à la protection des données à caractère personnel, nous vous informons des éléments suivants : 

 

1) Les responsables du traitement sont les entreprises suivantes du groupe SERIS Belgique : 

SERIS Security sa, (y compris la division SERIS Monitoring), Telecomlaan 8,  B - 1831 Diegem, BE 0404.770.607, autorisation SPF Intérieur 16.1065.10;

SERIS Technology sa, Kleine Mechelsebaan 52a, B - 3200 Aarschot, BE 0475.583.377, autorisation SPF Intérieur 20.1196.09;

SERIS Logistics sa, Telecomlaan 8,  B - 1831 Diegem, BE 0436.369.742;

SERIS Academy/SBD sa, Telecomlaan 8b, B - 1831 Diegem, BE 0890.333.504 (SBD sa);

ci-après dénommées collégialement “SERIS”. 

 

2) L’adresse e-mail de contact des Data Protection Officers de SERIS est la suivante : dpo@seris.be. 

 

3) Les données personnelles que nous pouvons traiter sont les suivantes : 

 

• Données d’identification : nom, prénom, langue, titre, état civil, date de naissance, lieu de naissance, nationalité, numéro de registre national, etc.
• Données de contact : adresse postale, numéro de téléphone fixe et/ou mobile, adresse e-mail, etc.
• Données salariales : salaire, congés payés, évolution du salaire au sein de l’entreprise, éventuels chèques-repas, éventuels écochèques, etc. 
• Données de paiement : numéro de compte bancaire.
• Données concernant la composition du ménage : enfants, personnes à charge, etc. 
• Données concernant les assurances auxquelles vous êtes affilié : par ex. assurance hospitalisation, assurance groupe, assurance accidents de travail, etc. 
• Données pertinentes pour votre emploi : par ex. le statut (ouvrier ou employé), le temps de travail et l’horaire de travail, la date d’entrée en service, les interruptions de travail éventuelles, l’ancienneté au sein de l’entreprise, etc. 
• Données relatives à votre évaluation : par ex. les données de vos entretiens d’évolution. 
• Données relatives à vos formations : par ex. les formations que vous avez suivies dans le cadre de votre emploi, ou encore votre curriculum vitae et vos diplômes et certificats.
• Données physiques[1] : description physique (taille, pointure, etc.). 
• Données judiciaires relatives aux condamnations et peines[2] : extrait de casier judiciaire, amendes de roulage.   
• Données de droits d’accès : badge d’accès, droits d’accès, etc.
• Données concernant l’enregistrement d’images : images de surveillance, photos.
• Données d’enregistrements audio : conversations téléphoniques. 
• Données de communication : monitoring des courriels. 
• Données de localisation : track and tracedes véhicules de service et des téléphones mobiles professionnels. 

 

4) SERIS traite vos données personnelles dans le cadre de l’exécution de votre contrat de travail avec une des entreprises mentionnées au point 1) ci-dessus, ou pour satisfaire à nos obligations légales en tant qu’employeur et si applicable, en tant qu’entreprise faisant partie du secteur réglementé de la sécurité privée. 

 

Nous traitons vos données personnelles sur ces deux bases légales pour les finalités suivantes (il est mentionné par finalité à quelles catégories de données personnelles cela s’applique) : 

• Administration des salaires : données de contact, données salariales, données de paiement, données d’identification, données pertinentes pour votre emploi, données concernant la composition du ménage.
• Administration du personnel : données de contact, données d’identification, données pertinentes pour votre emploi, données relatives à votre évaluation, données relatives à vos formations, données de droits d’accès, données physiques. 
• Pour les assurances liées au personnel : données de contact, dans certains cas les données salariales, données d’identification, données concernant la composition du ménage. 
• Réalisation du bilan social : données relatives à vos formations. 
• Garantir le respect des conditions liées aux personnes employées par les entreprises auxquelles la loi du 2 octobre 2017 réglementant la sécurité privée et particulière s’applique : données judiciaires relatives aux condamnations et peines. 

 

Dans certains cas, SERIS traite vos données personnelles sur base de ses intérêts légitimes dans les cas suivants : a) monitoring des appels téléphoniques afin de documenter les instructions orales des clients, b) monitoring des courriels pour des raisons de sécurité informatique, c) des images, par exemple lors d'événements SERIS ou d'une communication interne telle que l'annonce de nouveaux collègues, d) le traitement d'un rapport selon la "procédure de lanceur d'alertes" si le rapport vous concerne, e) audit des actions et droits d’accès des utilisateurs dans l’environnement informatique pour des raisons de sécurité, f) actions utiles ou nécessaires pour améliorer le fonctionnement de SERIS.

Sur base de votre accord, SERIS peut utiliser des images à des fins promotionnelles ou autres. SERIS peut également traiter des données à caractère personnel pour le traitement de votre rapport dans le contexte de la "procédure de lanceur d'alertes".

Dans un cas particulier, SERIS traite les données de localisation mentionnées ci-dessus sur base et afin de sauvegarder les intérêts vitaux des agents de gardiennage.  

 

5) Nous conservons vos données personnelles jusqu’au moment où votre contrat de travail prend fin, excepté a) s’il existe un délai de conservation légal, b) ou afin de respecter un éventuel délai de prescription, c) ou encore pour défendre et faire valoir nos ou vos droits en cas de contentieux ou de litige tant que celui-ci ne sera pas réglé.

Dans le cadre de la "procédure de lanceur d'alertes", il y a des périodes de conservation spécifiques.

 

6) Vos données personnelles seront accessibles par le service des ressources humaines et par les personnes désignées en respect du principe ‘need-to-know’, afin d’atteindre les finalités mentionnées ci-dessus.

SERIS transfère vos données personnelles dans le cadre de ses obligations (légales) en tant qu’employeur à son secrétariat social, à ses assureurs, à la société chargée de la gestion des chèques-repas et écochèques, et éventuellement au service externe de prévention et de protection au travail. 

Une entreprise du groupe SERIS peut transférer vos données personnelles à une autre entreprise mentionnée au point 1) ci-dessus lorsque cela est nécessaire dans le cadre de votre emploi, par ex. si vous êtes employé par SERIS Security et que vous devez suivre une formation auprès de SERIS Academy.  

Le collaborateur peut avoir accès à un système (une solution ERP) dans lequel certaines de ses données personnelles sont enregistrées dans le but de pouvoir utiliser ce système et toutes ses fonctionnalités lorsque cela est nécessaire à l’exercice de sa fonction par le collaborateur. Cette plateforme est gérée par un sous-traitant de SERIS (Risk Matrix Resultants S.A., Avenue Monterey 29, L-2163 Luxembourg, Groothertogdom Luxemburg) et hébergée auprès d’un tiers, auquel les données personnelles du collaborateur sont alors transférées. Ce transfert est limité aux informations nécessaires pour permettre à ce sous-traitant externe d’accomplir la mission que nous lui avons confiée contractuellement.

Lorsque SERIS fait appel à des sous-traitants externes, ceux-ci sont toujours contractuellement tenus de protéger les données personnelles vous concernant dans le cadre de l’exécution du contrat selon les règles en vigueur, et de ne pas utiliser ou divulguer vos données personnelles à d’autres fins que celles reprises dans notre contrat de sous-traitance commun.

SERIS ne transférera pas vos données personnelles à un tiers sans notification préalable, sauf lorsque ce transfert est exigé en raison d’obligations légales ou contractuelles, ou de mesures judiciaires ou de police. 

 

7) Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données[3], toute personne dispose à certaines conditions des droits suivants : 1) l’accès et la rectification de ses données personnelles ; 2) l’effacement de ses données personnelles dans les cas énumérés par la loi ; 3) en cas de contestation relative au traitement des données personnelles, la limitation du traitement de ses données personnelles jusqu’au moment où la contestation sera résolue ; 4) la portabilité de ses données personnelles ; 5) à tout moment et sans justification, l’opposition au traitement de ses données personnelles à des fins de marketing direct ou de décision individuelle automatisée. 

 

Dans le cas où le traitement de vos données personnelles est basé sur votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment. 

 

Toute personne désirant faire usage de ces droits est priée d’envoyer un e-mail à l’adresse suivante dpo@seris.be. Chaque personne dispose également d’un droit de recours auprès de l’Autorité belge de Protection des données via contact@apd-gba.be. 

 

8) SERIS effectue un suivi permanent de la sécurisation des données personnelles au sein de l’entreprise. A cet effet, SERIS s’engage à prendre raisonnablement toutes les mesures techniques et organisationnelles pour éviter que des personnes non autorisées aient accès aux données personnelles qui lui ont été confiées, ainsi que pour éviter toute perte des données, destruction ou divulgation non autorisée. SERIS utilise des systèmes mis à jour de manière régulière, permettant le chiffrement des données si nécessaire et des pares-feux correspondant aux standards industriels.