Privacyverklaring voor de medewerkers van SERIS België

Versie nr. 4.

Datum: 07 maart 2019.

FOR-SB-GEN-17.

 

Wij hebben dit document opgesteld om u te verduidelijken in welke omstandigheden wij persoonsgegevens van onze medewerkers verwerken en hoe wij ze beschermen. Wij kunnen deze Privacy notice occasioneel wijzigen. Wij zullen elke wijziging die wordt aangebracht aan dit document op onze website publiceren zodat u altijd weet welke informatie we verzamelen, hoe we ze kunnen gebruiken en in welke gevallen wij deze gegevens kunnen doorgeven aan derden. Daarom vragen wij u dit document regelmatig door te nemen. Deze informatie zal aan de medewerkers worden meegedeeld bij hun indiensttreding.

 

In overeenstemming met de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, delen wij u het volgende mee:

 

1. De verantwoordelijken voor de verwerking zijn de volgende ondernemingen van de groep SERIS België:

SERIS Security NV, (waaronder de afdeling SERIS Monitoring), Telecomlaan 8,  B - 1831 Diegem, BE 0404.770.607, vergunning FOD Binnenlandse Zaken 16.1065.10;

SERIS Technology NV, Kleine Mechelsebaan 52a, B - 3200 Aarschot, BE 0475.583.377, vergunning FOD Binnenlandse Zaken 20.1196.09;

SERIS Logistics NV, Telecomlaan 8,  B - 1831 Diegem, BE 0436.369.742;

SERIS Academy/SBD NV, Telecomlaan 8b, B - 1831 Diegem, BE 0890.333.504 (SBD NV);

hierna gezamenlijk “SERIS” genoemd.

 

2. Het e-mailadres van de Data Protection Officers van SERIS is: dpo@seris.be.

 

3. De persoonsgegevens die wij kunnen verwerken zijn de volgende: 

 

• Identificatiegegevens: naam, voornaam, taal, titel, burgerlijke staat, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit, rijksregisternummer, enz.
• Contactgegevens: postadres, vast en/of mobiel telefoonnummer, e-mailadres, enz.
• Salarisgegevens: salaris, betaalde vakantie, loonontwikkeling binnen de onderneming, eventuele maaltijdcheques, eventuele ecocheques, enz. 
• Betalingsgegevens: bankrekeningnummer.
• Gegevens betreffende de samenstelling van het gezin: kinderen, personen ten laste, enz. 
• Gegevens betreffende de verzekeringen waarbij u aangesloten bent: hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, arbeidsongevallenverzekering, enz. 
• Gegevens relevant voor uw job: het statuut (arbeider of bediende), de arbeidstijd en het uurrooster, de datum van indiensttreding, eventuele arbeidsonderbrekingen, de anciënniteit binnen de onderneming, enz.   
• Gegevens betreffende uw evaluatie: gegevens van uw ontwikkelingsgesprekken. 
• Gegevens betreffende uw opleidingen: de opleidingen die u gevolgd heeft in het kader van uw functie, of uw curriculum vitae en uw diploma’s en certificaten.
• Fysieke gegevens[1]: fysieke beschrijving (lengte, schoenmaat, enz.). 
• Gerechtelijke gegevens betreffende veroordelingen en straffen[2] : uittreksel uit het strafregister, verkeersboetes.
• Gegevens over toegangsrechten: toegangspas, toegangsrechten, enz.
• Gegevens betreffende de opname van beelden: bewakingsbeelden, foto’s.
• Gegevens betreffende geluidsopnames: telefoongesprekken.
• Communicatiegegevens: e-mails.
• Locatiegegevens: track and trace van dienstvoertuigen en zakelijke mobiele telefoons. 

 

4. SERIS verwerkt uw persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van uw arbeidsovereenkomst met een van de ondernemingen vermeld in punt 1) hierboven, of om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen als werkgever en, indien van toepassing, als onderneming die deel uitmaakt van de gereglementeerde sector van de private beveiliging.

Wij verwerken uw persoonsgegevens op deze twee wettelijke grondslagen voor de volgende doeleinden (per doeleinde wordt vermeld op welke categorie van persoonsgegevens dit van toepassing is): 

• Loonadministratie: contactgegevens, loongegevens, betalingsgegevens, identificatiegegevens, gegevens relevant voor uw job, gegevens betreffende de gezinssamenstelling.
• Personeelsadministratie: contactgegevens, identificatiegegevens, gegevens relevant voor uw job, gegevens betreffende uw evaluatie, gegevens betreffende uw opleidingen, gegevens over toegangsrechten, fysieke gegevens. 
• Voor verzekeringen in verband met personeel: contactgegevens, in bepaalde gevallen de loongegevens, identificatiegegevens, gegevens betreffende de gezinssamenstelling. 
• Verwezenlijking van de sociale balans: gegevens betreffende uw opleidingen. 
• De naleving garanderen van de voorwaarden met betrekking tot werknemers van ondernemingen waarop de wet van 2 oktober 2017 tot regeling van de private en bijzondere veiligheid van toepassing is: gerechtelijke gegevens betreffende veroordelingen en straffen. 

 

In bepaalde gevallen verwerkt SERIS uw persoonsgegevens op basis van haar gerechtvaardigde belangen in de volgende gevallen: a) controle van telefoongesprekken om de mondelinge instructies van de klanten vast te leggen, b) controle van de e-mails wegens IT-veiligheidsredenen, c) afbeeldingen, bijvoorbeeld bij evenementen van SERIS of interne communicatie zoals aankondiging van de nieuwe collega’s, d) het behandelen van een melding in het kader van de “klokkenluiders-procedure” indien de melding uzelf betreft, e) auditing van de handelingen en toegangsrechten van de gebruikers op de IT-omgeving om veiligheidsredenen, f) handelingen die nuttig of noodzakelijk zijn voor het verbeteren van de werking van SERIS.

Op basis van uw toestemming kan SERIS afbeeldingen gebruiken voor promotionele en andere doeleinden, en tevens kan SERIS persoonsgegevens verwerken voor de behandeling van uw melding in het kader van de “klokkenluiders-procedure”. 

In een bijzonder geval verwerkt SERIS de bovenvermelde locatiegegevens om de vitale belangen van de bewakingsagenten te beschermen. 

 

5. Wij bewaren uw persoonsgegevens tot het ogenblik waarop uw arbeidsovereenkomst eindigt, tenzij a) er een wettelijke bewaartermijn is, b) om een eventuele verjaringstermijn te respecteren, c) om onze of uw rechten te verdedigen en te doen gelden in geval van een betwisting of geschil voor zolang dit geschil niet beslecht zal zijn.

In het kader van de “klokkenluiders-procedure” bestaan er specifieke bewaartermijnen. 

 

6. Uw persoonsgegevens zullen toegankelijk zijn voor de personeelsdienst en voor personen die aangeduid zijn in overeenstemming met het “need-to-know”-principe, om de hierboven vermelde doeleinden te bereiken.

SERIS geeft uw persoonsgegevens in het kader van haar (wettelijke) verplichtingen als werkgever door aan haar sociaal secretariaat, haar verzekeraars, de onderneming belast met het beheer van maaltijdcheques en ecocheques, en eventueel aan de Externe Dienst Preventie en Bescherming op het Werk.  

Een onderneming van de SERIS-groep kan uw persoonsgegevens aan een andere onderneming doorgeven vermeld in punt 1) hierboven als dit noodzakelijk is voor uw werk, als u bijvoorbeeld in dienst bent bij SERIS Security en u een opleiding moet volgen bij de SERIS Academy.

De medewerker kan toegang krijgen tot een systeem (een ERP-oplossing) waarin bepaalde van zijn persoonsgegevens worden geregistreerd om dit systeem en al zijn functionaliteiten te kunnen gebruiken indien dit vereist is voor de medewerker om zijn functie te kunnen uitoefenen. Dit platform wordt beheerd door een onderaannemer van SERIS (Risk Matrix Resultants S.A., Avenue Monterey 29, L-2163 Luxembourg, Groothertogdom Luxemburg) en ondergebracht bij een derde, aan wie de persoonsgegevens van de medewerker worden doorgegeven. Deze overdracht beperkt zich tot de informatie die nodig is om deze externe onderaannemer in staat te stellen de opdracht uit te kunnen voeren die wij hem contractueel hebben toevertrouwd.

Als SERIS een beroep doet op externe onderaannemers, zijn deze altijd contractueel verplicht om uw persoonsgegevens te beschermen in het kader van de uitvoering van de overeenkomst volgens de geldende regels, en om uw persoonlijke gegevens niet te gebruiken of te verspreiden voor andere doeleinden dan die vermeld in ons gemeenschappelijk onderaannemingscontract.

SERIS zal uw persoonsgegevens niet doorgeven aan derden zonder voorafgaande kennisgeving, behalve indien deze overdracht vereist is wegens wettelijke of contractuele verplichtingen, of gerechtelijke of politiemaatregelen.

 

7. Overeenkomstig de algemene verordening gegevensbescherming[3], heeft iedereen volgens  bepaalde voorwaarden de volgende rechten: 1) toegang tot en rechtzetting van persoonsgegevens; 2) verwijdering van de persoonsgegevens in de door de wet vermelde gevallen; 3) in geval van betwisting betreffende de verwerking van persoonsgegevens, de beperking van de verwerking van die persoonsgegevens totdat de betwisting is opgelost; 4) de overdraagbaarheid van persoonsgegevens; 5) te allen tijde en zonder motivering, verzet tegen de verwerking van persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden of geautomatiseerde individuele besluitvorming.

Als de verwerking van uw persoonsgegevens is gebaseerd op uw toestemming, heeft u het recht om deze te allen tijde in te trekken.

Iedereen die gebruik wil maken van deze rechten wordt verzocht een e-mail te sturen naar het adres dpo@seris.be. Iedere persoon beschikt ook over een recht op beroep bij de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit via contact@apd-gba.be. 

 

8. SERIS voert een permanente follow-up uit van de beveiliging van de persoonsgegevens binnen de onderneming. SERIS verbindt zich ertoe om alle redelijke technische en organisatorische maatregelen te nemen om te vermijden dat onbevoegde personen toegang krijgen tot de persoonsgegevens die aan SERIS werden toevertrouwd, en om ieder ongeoorloofd verlies van persoonsgegevens, vernietiging en openbaarmaking te vermijden. SERIS maakt gebruik van systemen die regelmatig worden bijgewerkt, waardoor persoonsgegevens indien nodig versleuteld kunnen worden, en de firewalls stemmen overeen met de industriële normen.